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“电子邮件归档是企业迫?#34892;?#35201;计划去做的一件事”
 
 
 
 
 
 
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MessageSolution助新东方教育实现邮件归档 轻松应对法规要求

新东方教育科技集团
新东方教育科技集团(NYSE:EDU)由1993年成立的?#26412;?#26032;东方学校发展壮大而来,目前集团以培训为核心,拥有新东方亲子中心、泡泡少儿教育、优能中学教育、基础英语培训、大学英语及考?#20449;?#35757;、出国考试培训、多语种培?#26723;?#22810;个培训体系,同时在基础教育、职业教育、教育研发、出国咨询、文化产?#26723;?#26041;面取得了骄人的成绩。作为中国最大的著名私立教育机构,新东方教育科技集团于2006年在美国纽约证券交易所成功上市。
  使用产品:
  MessageSolution EEA 企业邮件归档审计系统
  归档需求 :
    随着新东方教育在中国的市场地位不断增强,集团内部、外部来往邮件数据量不断增加,无论是员工还是公司都需要对邮件进行有效管理和运用。而公司规模的迅速增长带来了很多挑战,尤其是在美上市后,面临的是严格的法规遵从要求。如何管理海量邮件和应对法规遵从成为新东方教育首先考虑的问题。
  为应对以上需求,新东方教育选择了 MessageSolution EEA 企业邮件归档审计系统。经过部署,MessageSolution EEA不仅正常执行即时归档和定时归档全部邮件的任务,更实现了搜索、管理的便捷化和高效化,并为将来的恢复和扩展奠定了基础。
  邮件数据暴涨,搜索管理更高效
 

  当今的教育产业正处在蓬勃发展的时期,对于新东方教育科技集团这一行业领跑者而言,这意味着更大的机遇和更大的挑战。毫无疑问,承载着公司大量机密、参与所有日常工作的邮件,其举足轻重的地位是不言而喻的。而迅速增长的邮件数据使员工和管理员花在邮箱?#31995;?#26102;间和精力都较以往大大增加,令人头疼不?#36873;?#30475;似简单的邮件,?#23588;?#25104;为了提高办公效率的瓶颈。

  新东方教育的邮件系统管理人员说:邮件数据的高速增长使我们IT部门要付出很大的精力来管理邮件数据和邮件服务器,还要应对同事们恢复邮件等需求。从个人使用角度讲,邮箱?#28304;?#25628;索功能已经满足不了海量数据迅速查找的要求,而且也无法做到项目相关邮件的集中管理。所以我们需要的是一款能满足以上所?#34892;?#27714;的解决方案。我们评估测试了国内外各具代表性的几款产品,MessageSolution EEA最符合我们的要求。

  满足法规要求,便捷?#23376;?#26356;胜一筹
    据统计,仅在美国一地,联邦和州政府就起草了约10,000条强调“文档记录”的法律或法规,这里面就包括电子邮件这?#20013;问?#30340;文档。法规中最著名的莫过于萨班斯?奥克利法案(Sarbanes-Oxley Act): 要求上市公司保留所有业务记录,包括电子记录和邮件在内,不少于5年。

  电子邮件的合规保存不仅意味着要保留足够长的时间,更需要全部、完整、一字不差地保留,同时要求在响应审计诉?#31995;?#32039;急情况时,邮件能迅速被提交。“在法规要求的有效时间内,?#20248;?#22823;的陈年邮件备份中?#39029;?#20960;封邮件作为证据提交,这几乎是不可能完成的”,新东方教育相关工作人员这样解释。于是,邮件归档是上市公司满足法规要求的必然选择。在咨询了一些IT同行并对归档产?#26041;?#34892;?#25628;?#26684;的评测后,新东方教育选择了MessageSolution EEA。

  部署MessageSolution EEA只花了几个小时的时间,IT管理员几乎可以不用经过培训就能完成系统配置。将所有邮件全部归档后,员工可以自行查找和恢复邮件,既方便了个人,也大大减轻了管理员的压力。

  新东方教育邮件系统管理人员说:使用了MessageSolution EEA,我们在邮件服务器?#31995;?#24037;作压力就减轻了很多。因为大量的邮箱用户,一旦出现邮件大量丢失的问题,?#19978;?#32780;知我们的压力是多么大。而现在这些操作都可以在用户端自主完成,非常方便。

  MessageSolution EEA的用户端使用也非常容易,与邮箱桌面客户端和网页客户?#23435;?#32541;集成,也支持独立入口,这使员工使用起来无需改变原有操作习惯。“管理员在做配置的时候也不用到每个用户端一一操作,只需在服务器管理中做统一配置就可以。”工作人员特别提到。

  全面合理规划,支持集团发展
 

  由于邮件中通常包含了公司的商业机密,所以归档务必要保证邮件的安全性。被归档邮件在压缩、传输、使用等过程中,均进行加密处理,这样才能保障归档邮件的不可篡改。在保证安全性的基础上,归档系统的部署和配置也符合新东方教育的现状和未来的发展规划。“我们的员工分?#21152;?#28023;内外,MessageSolution EEA所提供的功能符合我们跨区域联合搜索的要求”,工作人员强调。

  同样重要的是,邮件归档还要与企业未来的发展规划相适应。“MessageSolution EEA还有一个特别之处,就是具有良好的扩展性,可以对?#23588;我?#23384;储,将来要添加存储或进行迁移都是非常简便的事情”,新东方教育邮件系统管理人员说,“MessageSolution在邮件归档领域的专业化令我们非常信任他们,这是一次很愉快的合作。”

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